Una cotización es una propuesta comercial que explica qué ofreces, cuánto cuesta y bajo qué condiciones. Debe permitir que el cliente revise el alcance y que ambas partes identifiquen la misma versión del documento.
Esta guía se enfoca en organizar una propuesta. Los importes del ejemplo son ficticios y no son precios de CRM-Y ni tarifas recomendadas para un oficio. Una cotización no sustituye un CFDI.
1. Identifica a quién ofrece y a quién recibe
Incluye el nombre comercial, un medio de contacto, el nombre del cliente y un título que describa la propuesta. Agrega folio, fecha de emisión y vigencia para distinguirla de otras versiones.
Un título como “Mantenimiento de dos equipos en sucursal Centro” da más contexto que “Servicios varios”. Evita incluir datos personales que no sean necesarios para presentar la oferta.
2. Describe el alcance antes de calcular
Para cada concepto especifica el servicio o producto, cantidad, unidad y precio unitario. Explica qué está incluido y qué queda fuera si eso puede cambiar la expectativa del cliente.
Por ejemplo: materiales, instalación, entrega, número de revisiones o acceso al lugar. No incluyas como confirmada una disponibilidad que todavía no has revisado.
3. Revisa cantidades e importes
El importe de cada concepto se obtiene multiplicando cantidad por precio unitario. Luego suma los conceptos y presenta por separado cualquier descuento o impuesto que corresponda a tu propuesta.
Ejemplo ilustrativo de cálculo
| Concepto ficticio | Cantidad | Precio unitario | Importe |
|---|---|---|---|
| Servicio de diagnóstico | 1 | $500 MXN | $500 MXN |
| Hora de trabajo técnico | 2 | $350 MXN | $700 MXN |
| Subtotal del ejemplo | $1,200 MXN |
Este ejemplo muestra solo la suma de conceptos. El tratamiento fiscal y cualquier impuesto deben definirse para la operación concreta; aquí no se asume una tasa ni una exención. Indica claramente en tu documento si sus importes incluyen los impuestos aplicables o cómo se agregan.
Antes de compartir, comprueba que la moneda sea consistente y que el total corresponda a los conceptos. Si ofreces un descuento, especifica a qué aplica para que no parezca un cambio arbitrario del total.
4. Escribe condiciones que puedas cumplir
| Campo | Qué conviene explicar |
|---|---|
| Vigencia | Hasta qué fecha se mantiene la propuesta. |
| Pago | Forma de pago y anticipos acordados, si existen. |
| Entrega o ejecución | Plazo y momento a partir del cual empieza a contar. |
| Dependencias | Información, acceso o aprobaciones que debe proporcionar el cliente. |
| Cambios de alcance | Cómo revisar una solicitud que modifica lo cotizado. |
| Exclusiones | Conceptos que no forman parte del precio presentado. |
Evita copiar condiciones de otro negocio sin revisar si corresponden a tu servicio. Para acuerdos complejos, la cotización puede necesitar documentos adicionales.
5. Conserva una versión identificable
Si cambia cantidad, precio o alcance, guarda una nueva versión e indica cuál debe revisar el cliente. Conservar la anterior ayuda a reconstruir qué se ofreció y cuándo.
No edites silenciosamente una propuesta ya aceptada. Confirma los cambios con la persona y registra el acuerdo en el medio que corresponda a tu operación.
6. Comparte y acuerda el siguiente paso
Envía el documento con un resumen: a qué solicitud responde, qué incluye y cuándo propone revisarlo. Puedes usar uno de nuestros mensajes de seguimiento para WhatsApp.
Guarda la propuesta junto a la oportunidad y registra la próxima acción: resolver una duda, ajustar el alcance o confirmar una fecha. Compartir una cotización no acredita que el cliente la haya recibido, aceptado o pagado.
Plantilla descargable
La plantilla de cotización en texto incluye campos de identificación, conceptos, condiciones y seguimiento. Puedes abrirla, copiarla y editarla sin crear una cuenta. Sustituye todos los campos antes de compartirla.
Si prefieres trabajar desde la oportunidad del cliente, las cotizaciones de CRM-Y permiten organizar conceptos, cantidades y precios, generar un PDF y conservar versiones.
Preguntas frecuentes
¿Una cotización es una factura?
No. En CRM-Y es una propuesta comercial en PDF. La función de cotizaciones no emite CFDI ni sustituye tu sistema de facturación.
¿Qué hago si cambia lo que necesita el cliente?
Revisa el alcance, actualiza los conceptos y comparte una nueva versión. Indica qué cambió y confirma que el cliente está revisando el documento vigente.
¿El ejemplo indica cuánto debo cobrar?
No. Los importes son ficticios y sirven para mostrar el cálculo. Tus precios deben corresponder a tus costos, condiciones y oferta.